Debido a la pandemia las empresas entendieron la necesidad de transformarse digitalmente al tiempo que liberan el potencial de sus colaboradores.
Bajo esa línea, la gran mayoría han adaptado sus dinámicas incluyendo en su operación softwares que permitan almacenar, proteger y trabajar documentos y, a continuación, optimizar los procesos en diferentes áreas que impulsan los negocios.
DocuWare de Ricoh, por ejemplo, es un gestor documental que emplea la inteligencia artificial para la indexación de documentos. Además, facilita la automatización de procesos gracias al diseño de flujos de trabajo de manera eficiente y cuenta con una integración de más de 500 ERP, CRM y plataformas empresariales. Se contempla un retorno de la inversión a los 12 meses de la implantación del gestor documental.
“La tecnología de DocuWare les ofrece a los miembros del equipo de trabajo acceder a la información de manera fácil y segura desde cualquier lugar, en cualquier dispositivo y en cualquier momento. En vez de buscar como antes en diferentes archivos, con esta solución los empleados encuentran la información un 75% más rápido, además de cuidar el medio ambiente por la disminución del papel y ahorrar un 60% en costos de gestión”, comentó Camilo Vivi, Country Manager en Ricoh Colombia.
La optimización del tiempo en esta “nueva normalidad” también se ha convertido en un factor esencial para las compañías. Entendiendo esta necesidad, DocuWare reduce la duración e incertidumbre en los procesos facilitando la eliminación de alta información en papel y costos de archivo, impulsando la productividad de la empresa. Esta solución en la nube funciona también en equipos remotos y distribuidos en distintas oficinas que necesitan incrementar la eficiencia en los procesos.
La gestión del talento humano
Con la regulación de la firma electrónica en el contrato de trabajo las empresas y personas naturales tendrán la misma validez y efectos jurídicos que la manuscrita y su vigencia corresponderá a la del contrato de trabajo, adiciones o modificaciones. Con soluciones Ricoh es posible convertir la gestión documental basada en papel en un proceso digital, porque ahora es posible integrar la firma electrónica a sus flujos de trabajo con DocuWare y garantizar la autenticidad de los documentos y la información con validez legal.
La digitalización de documentos y automatización de los procesos documentales de Recursos Humanos representa una enorme oportunidad para que los responsables de estos departamentos se destaquen en su función: captar a los mejores candidatos, seleccionar al mejor talento, retener y desarrollar a los empleados, al tiempo que se convierten en una persona clave que impulsa las iniciativas de transformación de procesos digitales en las empresas. Aceptar este cambio genera beneficios a largo plazo para las organizaciones.
“Estamos impulsando esta solución en los departamentos de RR.HH. porque es la manera más sencilla para automatizar la captura de los registros de empleados, archivos de recursos humanos, documentos de negocios y otra información en un ecosistema digital. Desde aquí, el personal puede hacer uso de un flujo de trabajo customizado a la vez que logra tomas de decisiones acertadas y transparentes en cada etapa del proceso y journey del empleado”, añadió Camilo Vivi.