El proceso Quote-to-Cash (de la cotización al cobro), que abarca la gestión de interacciones del cliente —desde la intención de compra hasta el reconocimiento de ingresos— requiere para su éxito la integración de varios sistemas.
Aunque a primera vista puede parecer algo sencillo, lo cierto es que este proceso representa un desafío para organizaciones que trabajan con diversos sistemas (ERP y CRM), procesos basados en email y formularios manuales.
Para superar estos retos, GTCloud, consultora de transformación digital y servicios tecnológicos, anunció su solución Quote-to-Cash, que automatiza el ciclo de vida de la venta, desde la cotización hasta la generación de ingresos. La nueva solución de GTCloud agiliza la ejecución del proceso y asegura su velocidad y precisión en la entrada de datos.
Basada en SAP Quote-to-Cash, la nueva solución en la nube de GTCloud abarca el proceso de la jornada de ventas de extremo a extremo, comenzando con la configuración y precio del producto, avanzando hacia la cotización y aceptación del cliente y continuando hasta el cumplimiento de pedidos y la gestión de ingresos.
“Independientemente de las soluciones de software que se utilicen, el proceso Quote-to-Cash es esencial para todos los negocios”, dijo Adolfo Chaves, CEO de GTCloud. “Es por ello que debe automatizarse y modernizarse para que funcione de forma eficiente. Esto permite a los vendedores entregar información precisa y veloz a los clientes, minimizar los errores de pedidos y facturación, y —finalmente— mejorar los esfuerzos de análisis y pronósticos.
Sin importar el giro del negocio o su tamaño, la solución de GTCloud ayuda a realizar el proceso Quote-to-Cash a través de 9 pasos básicos:
- Validación. Cuando un vendedor crea una cotización para un cliente, el software de GTCloud configura e impone una serie de controles para garantizar la calidad y coherencia.
- Precio y cotización. Permite generar la cotización, aprobarla y enviarla al cliente de forma veloz y libre de errores. Incluye descuentos, promociones y paquetes.
- Pedidos. Proceso mediante el cual se crea un contrato o un pedido. Incluye detalles como cláusulas de renovación y condiciones de rescisión, entre otros.
- Negociación. Aplicación de los términos y cláusulas del contrato o pedido.
- Ejecución. Herramienta eficaz que ayuda a acelerar el proceso de finalización del trato.
- Cumplimiento de pedidos. Recepción del pedido, procesamiento y entrega del producto final.
- Facturación. Cálculo de los valores a cobrar con sus correspondientes impuestos y demás cargos.
- Reconocimiento de ingresos. Es cuando se recibe el efectivo de acuerdo con los términos de contratación y cronograma de entrega.
- Retención de clientes. Es el proceso de retención de clientes con sus respectivos ingresos recurrentes.
“En un entorno de negocios ideal, la facturación se realiza automáticamente cuando se ingresa el pedido; sin embargo, en la mayoría de organizaciones las cosas no funcionan de manera ideal. Si los pedidos, la cotización, la facturación y el cobro final se pueden conectar a un solo sistema. Es posible gestionar mejor el flujo en todo el ciclo de vida de la venta”, finalizó Adolfo Chaves.