A medida que el teletrabajo ha cobrado fuerza, la necesidad de contar con soluciones digitales se ha convertido no solo pertinente, sino también necesaria. En Colombia, a pesar de que los directores se esforzaron para satisfacer la demanda, la falta de tiempo para la planificación dejó rezagados a algunos departamentos. De hecho, el estudio de 2021 realizado por Forrester Consulting en nombre de Adobe, arroja que el 74% de los empleados vio afectada su productividad por la falta de herramientas digitales en sus labores.
Sumado a lo anterior, en el mismo informe se ha evidenciado cómo el entorno de fuerza de trabajo virtual ha puesto en jaque varios aspectos: el 58% considera que trabajar desde casa ha afectado la productividad de los colaboradores, el 56% afirma que la comunicación y la colaboración eficaces son más desafiantes. Incluso, la seguridad y la privacidad de los datos también se han vuelto más complejas de mantener (52%).
Si bien es cierto que, la transformación digital ha quedado ubicada dentro de las prioridades del Gobierno para contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de los colombianos, aún son grandes los retos que le esperan al país en materia de adaptación tecnológica. Es ahí donde los sectores deben responder debidamente con las herramientas y tecnologías adecuadas, pero ¿cómo hacerlo?
Con el estudio que Adobe le encomendó a Forrester Consulting, la compañía da a conocer de qué manera las tecnologías de procesos de documentación digitales, como las firmas electrónicas, fortalecen las organizaciones en Colombia, lo que mejora la resiliencia y adaptabilidad empresariales, y facilita el futuro del trabajo.
Para la investigación de este tema, la empresa independiente de investigación de mercados realizó una encuesta en línea a 50 encargados sénior de tomar decisiones empresariales y de TI, ubicados en el país, que tuvieran a cargo el procesamiento de documentos digitales en sus organizaciones.
“Desde Adobe, como líder en experiencias digitales, quisimos ahondar en las funciones que desempeñan las soluciones de procesos de documentación digitales en la facilitación de la experiencia del cliente (CX) y la experiencia del empleado (EX). Así mismo, profundizamos en cómo los encargados de esta área en Colombia pueden desarrollar una base sólida para sus organizaciones mediante estos mecanismos. A pesar de que estas capacidades, años atrás se consideraban prácticas recomendadas, hoy imperan como una necesidad empresarial, tanto para la CX como para la EX”, explica Eduardo Jordao, Senior Channel Account Manager de Adobe concluye.
De esta manera, las interrupciones que presentó la pandemia, obligaron a los directivos de las organizaciones colombianas, a agilizar sus iniciativas digitales y facilitar un ambiente de trabajo virtual como la forma en que crean, distribuyen, firman y almacenan documentos. De acuerdo con el estudio, el Covid-19 virtualizó de forma drástica el 42% de la fuerza de trabajo. Además, los tomadores de decisiones informaron que el 46% de su fuerza laboral ahora utiliza soluciones de procesos de documentación digitales, superior al 21% antes de la pandemia.
Las cifras demuestran cómo la situación vivida volcó a Colombia hacia lo digital en muchas actividades humanas e intensificó el uso de las tecnologías para las actividades organizacionales. No obstante, su implementación no fue del todo efectiva: en el informe la mitad de los encargados de tomar decisiones indicó que no estaba preparada para adoptar o ampliar las firmas electrónicas, mientras que el 38% no estaba listo para digitalizar los procesos de documentación.
Así pues, el momento actual que atraviesa el mundo como consecuencia de la pandemia, representa en el país una gran oportunidad para que las entidades mejoren sus procesos apoyándose en las nuevas tecnologías y poder dar el salto definitivo a la digitalización.
En otras palabras, las compañías deben seguir fomentando ese cambio de mentalidad en los próximos años para alcanzar por completo el valor de los procesos de documentación digitales y preparar su organización para el futuro. El estudio encargado permitió demostrar cómo se puede cerrar la brecha entre las aspiraciones digitales y los enfoques tácticos. Así, los encargados de tomar decisiones de las principales organizaciones en Colombia, comprenden que están aprovechando cada vez más los procesos de documentación digitales y las firmas electrónicas para agilizar la transformación digital en sus organizaciones.
Hallazgos clave:
- Genera eficiencias y beneficios operativos. La digitalización de los procesos de documentación agiliza el procesamiento de documentos (66%), mejora la accesibilidad a los datos (56%), aumenta la flexibilidad del flujo de trabajo de los documentos (44%) y optimiza la capacidad de consumir y buscar contenido (44%).
- Mejora la EX y el compromiso de los empleados. La población estudiada reconoció que el uso compartido de documentos y la colaboración en documentos en tiempo real, promueven la colaboración de los empleados y permiten un entorno de trabajo híbrido (66%).
- Unifica la CX y mejora el rendimiento financiero. La digitalización de los procesos de documentos permitió seguir atendiendo a los clientes de forma remota durante la pandemia, lo que ayudó a mantener y, en ocasiones, a aumentar los ingresos para el 60% de ellos.
- Aumenta la seguridad de los datos. Las soluciones de procesos de documentación digitales se han convertido en capacidades solicitadas, que ofrecen funciones sólidas de seguridad y trazabilidad de datos. El 52% dijo que esto ayudó a mejorar el seguimiento de datos, información y documentos para fines de auditoría.
Es un hecho que la transformación digital marca el presente y el futuro, en Colombia las organizaciones ya reconocen que el uso de estas herramientas ayuda a maximizar y aprovechar más los beneficios de sus iniciativas de modernización, su resiliencia empresarial y también su continuidad después de la pandemia.
Recomendaciones para ser competitivos en medio de la transformación digital:
● Digitalice los procesos de documentación como inversión tecnológica fundamental para reducir costos.
● No se quede atrás, opte por una implementación por fases.
● Haga que los procesos de documentación digitales sean el protocolo estándar en su organización para obtener beneficios a largo plazo.
● Asóciese con proveedores que conozcan su organización y puedan demostrar el valor que proporcionan con claridad.
Finalmente, Eduardo Jordao, Senior Channel Account Manager de Adobe concluye: “Gracias al estudio, en Adobe descubrimos que los encargados de tomar decisiones en el país, necesitan agilizar de forma continua, la adopción de soluciones digitales para adaptarse a una fuerza de trabajo híbrida. Los procesos de documentación digitales pueden establecer una base sólida para futuras soluciones digitales y beneficiar a toda la organización en términos de CX, EX y eficiencia operativa”.